Monday 18 October 2021

KPI là gì? triển khai KPI hiệu quả

KPI là gì? Bạn muốn tìm hiểu về bản chất của hệ thống chỉ số KPI? Bạn nghe nhiều về KPI nhưng cũng thấy nhiều doanh nghiệp triển khai thất bại? Nếu bạn thực sự muốn triển khai KPI cho doanh nghiệp? Đây chính là câu trả lời dành cho bạn. Bài viết đươc đúc rút kinh nghiệm từ hàng trăm dự án tư vấn và phần mềm KPI cho các doanh nghiệp của Công ty Tư vấn Quản lý OCD.

Bài viết này trả lời các câu hỏi:

  • Rốt cuộc thì KPIs là gì?
  • Hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc có vai trò gì?
  • Tại sao KPI trở thành công cụ quản lý yêu thích của nhiều doanh nghiệp?
  • Phân loại KPI.
  • Nguyên tắc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI?
  • 7 bước thiết kế và triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI?
  • 7 vấn đề cần lưu ý khi triển khai KPIs?
  • Phần mềm KPIs – Tại sao lại cần thiết?
  • Triển khai KPI trên phần mềm

Xây dựng phần mềm quản lý - trải nghiệm và cảm xúc



Bài viết này tôi muốn chia sẻ một số kinh nghiệm triển khai xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp của chính tôi – một người điều hành, cũng là người đã tự tay thiết lập những hệ thống quản lý sơ khai đầu tiên cho doanh nghiệp sau khi tái cơ cấu, cho đến lúc nhận thấy không thể tiếp tục vận hành mà không có một hệ thống phần mềm quản lý tích hợp. Những chia sẻ ở đây, có thể không phải là điển hình với mọi doanh nghiệp, cũng có thể chưa phải là cách làm tối ưu, nhưng đã được sử dụng và mang lại kết quả tích cực.

Là một công ty tư vấn với hơn chục năm kinh nghiệm tư vấn cho các khách hàng doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống quản lý, chúng tôi hiểu được rằng việc xây dựng hệ thống phần mềm quản lý (MIS) giúp chuẩn hóa và tăng hiệu quả công tác quản lý là điều tất yếu. OCD đã xây dựng các chức năng quản lý tương đối rõ ràng nhưng chủ yếu sử dụng các công cụ bán thủ công như Excel, tuy đã có khả năng tính toán tự động tốt nhưng còn yếu về tính liên kết, bảo mật và đặc biệt khó khăn trong việc phân quyền người dùng.

Tuy vậy, khi thực sự bắt tay vào làm sau những thất bại đầu tiên, tôi mới thấy đây không phải là một việc đơn giản, không chỉ đơn giản đầu tư tiền của là có thể có một hệ thống vận hành tốt và hiệu quả cho công tác quản lý.

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIẸP

Lựa chọn phương án triển khai

Sử dụng hệ thống có sẵn hay xây mới từ đầu là một quyết định khó khăn – và cũng có không ít tranh luận về vấn đề này. Phải nói rằng, việc quyết định tự xây dựng hệ thống và đặc biệt là tiếp tục đặt niềm tin vào một nhà cung cấp còn non trẻ đã từng thất bại trong dự án trước đó giữa hai bên là một quyết định có phần mạo hiểm. Tuy nhiên, đi đến quyết định tự xây dựng hệ thốnglà xác đáng vì (1) công ty đã có nền tảng quản lý tương đối rõ ràng, (2) nhóm dự án hiểu sâu sắc về quy trình và yêu cầu quản lý, (3) nhóm Trưởng nhóm phần mềm có tư duy hệ thống và phân tích doanh nghiệp tốt – có thể nói là hiếm gặp so với các nhóm phần mềm mà tôi đã có cơ hội tiếp xúc.

Thiết kế tổng thể

Với đặc thù là công ty tư vấn, vận hành chủ yếu theo dự án nên chúng tôi xác định Quản lý Dự án là chức năng cốt lõi bắt buộc phải xây dựng. Bên cạnh đó, chức năng quản lý kinh doanh như quản lý thông tin khách hàng, giao dịch, hợp đồng và công nợ cũng là một chức năng phải có của hệ thống vì nó rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, đồng thời là đầu vào thông tin cho chức năng quản lý dự án. Đối với một công ty tư vấn, con người được coi là tài sản quan trọng nhất nên chức năng Quản trị nhân sự cũng không thể thiếu. Không chỉ vậy, việc quản lý chi phí (đặc biệt là chi phí trực tiếp) các dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Do đó, chúng tôi  quyết định hệ thống MIS sẽ bao gồm các phân hệ CRM-PM-HRM-BC.

Học tập người đi trước

Cấu phần được lựa chọn thiết kế đầu tiên là CRM, do đây là cấu phần đầu tiên về mặt quy trình của hệ thống, cũng như tự đánh giá là cấu phần có thể triển khai nhanh nhất do ít người tham gia và tính cấp thiết cao.

Chúng tôi tự thấy việc thiết kế một phần mềm từ đầu là khá khó khăn, dù bản thân nhóm triển khai của OCD hiểu rất rõ quy trình và đối tác phần mềm có kinh nghiệm, vì thế chúng tôi đã lựa chọn cách tiếp cận an toàn và tiết kiệm thời gian hơn – học tập những phần mềm đi trước. Sau một thời gian so sánh các phần mềm sẵn có, chúng tôi cũng đã tìm được một phần mềm có flow tương đối phù hợp với mô hình của một công ty tư vấn. Chúng tôi tiến hành dùng thử (đưa số liệu mô phỏng vảo phần mềm, chạy thử). Sau khi đã có một lượng thông tin tương đối, các báo cáo được sinh ra đã “sinh động” hơn nhờ có số liệu, chúng tôi mới bắt tay vào việc thiết kế cùng BA của đối tác phần mềm. Nhờ có hệ thống mô phỏng này mà hệ thống CRM của đối tác thiết kế ra đáp ứng khá tốt nhu cầu quản lý của OCD và nhanh chóng được đưa vào vận hành thực tế. Tất nhiên, hệ thống CRM này còn phát triển thêm nhiều chức năng mới so với hệ thống demo như quản lý hợp đồng, quản lý công nợ, tạo dự án và sau này được tích hợp với các hệ thống khác như PM hay HRM.

Làm việc chặt chẽ với BA để thiết kế mô hình vận hành của hệ thống

Thời gian thiết kế phần mềm là thời gian nhóm dự án của OCD làm việc rất chặt chẽ với BA của công ty phần mềm. Bản thân lãnh đạo cao nhất cũng nhiều lần phải tham gia trực tiếp vào các buổi làm việc, cả trực tiếp và on-line để đảm bảo BA lĩnh hội được đúng và đủ các yêu cầu của phần mềm. Quá trình dùng thử và test cũng đòi hỏi sự tham gia của người quản lý trực tiếp để đảm bảo phần mềm được thiết kế đúng với ngôn ngữ của người dùng. Sự khác biệt về ngôn ngữ và kinh nghiệm quản lý giữa 2 bên, đặc biệt là bạn BA khiến cho quá trình làm việc này tương đối vất vả. Tuy nhiên, nhìn lại thành quả sau 2 năm làm việc, có thể thấy rằng những nỗ lực vượt khó này là xứng đáng.

Tận dụng (tích hợp) với các chức năng miễn phí sẵn có (Google Calendar, Google Contacts)

Chúng tôi hiểu rõ việc tự xây dựng phần mềm sẽ mất thời gian và công sức nên đã chủ động tìm kiếm và tích hơn thêm ứng dụng của bên thứ ba vào hệ thống phần mềm nhằm tối ưu hoá thời gian. Sau khi so sánh nhiều giải pháp, Google Calendar và Google Contacts được lựa chọn để đồng bộ với hệ thống lịch làm việc – sinh ra từ các kế hoạch dự án và liên hệ. Bằng việc tích hợp này, chúng tôi có thể cập nhật được lịch làm việc đến từng chuyên gia tư vấn và điều phối viên các dự án qua thiết bị di động, đảm bảo tối ưu hóa được nguồn lực tư vấn quý giá cho các dự án của khách hàng.

Tập trung thiết kế các báo cáo đầu ra

Sau khi tham khảo nhiều phần mềm, chúng tôi nhận thấy điểm yếu của khá nhiều phần mềm là các báo cáo đầu ra hoặc không đáp ứng được nhu cầu quản lý, hoặc không đủ hấp dẫn để trở thành một công cụ hàng ngày của nhà quản lý và điều hành. Vì vậy, đối với hệ thống phần mềm của OCD, việc thiết kế báo cáo đầu ra là một nhiệm vụ được quan tâm đặc biệt. Nhờ đó các báo cáo thiết kế ra về cơ bản đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý, thậm chí có những báo cáo khó tìm thấy ở những phần mềm khác như tình trạng nợ xấu và quỹ dự phòng rủi ro, so sánh doanh thu với dòng tiền vào, so sánh chi phí với dòng tiền ra…

Tối ưu hóa việc sử dụng thông tin từ phần mềm để tự động hóa các công đoạn khác trong quy trình kinh doanh

Đối với bất kỳ công ty tư vấn nào, việc cập nhật hồ sơ năng lực và CV/Profile của tư vấn luôn là một công việc mất thời gian và nhiều khi không đảm bảo tính nhất quán. Hệ thống của OCD cho phép những thông tin căn bản trong hồ sơ năng lực và CV/Profile được trích xuất tự động từ phần mềm và luôn sẵn sàng cho sử dụng.

Tối ưu hóa các thao tác có tính lặp đi lặp lại nhiều lần

Một khó khăn mà chúng tôi gặp phải là tối ưu hóa các thao tác cho người dùng. Bản thân BA của đối tác phần mềm đôi khi không phân biệt rõ được thao tác nào cần tối ưu (giảm thiểu số động tác để thực hiện một công việc, nhập liệu hoặc cập nhật số liệu). Biết rằng việc tối ưu hóa tất cả các thao tác của người dùng sẽ vô cùng mất thời gian, chúng tôi phân tích và lựa chọn/yêu cầu tối ưu hóa các thao tác có (1) nhiều người dùng, (2) tần suất sử dụng lớn – ví dụ chấm công. Những thao tác có số lượng người dùng ít (ví dụ cho Admin) hay tần suất sử dụng nhỏ (ví dụ điều chỉnh thông số hàng năm) có thể chấp nhận đánh đổi ở mức độ ít tối ưu hơn. Một số sáng tạo của thiết kế cho phép người dùng dễ dàng phân bổ chí phí của mình cho các dự án tham gia thay vì mất quá nhiều thời gian suy nghĩ về nó.

Cơ chế xử lý nhiều số liệu cho người dùng (luật 80-20)

Đặc biệt, chúng tôi yêu cầu tối ưu những thao tác với lượng lớn dữ liệu theo hướng 80-20. Tất nhiên lượng lớn dữ liệu ở đây là nói ở quy mô công ty tuy nhỏ như nhưng có xu hướng quản lý sát theo kết quả. Tất cả những thao tác dạng này, ví dụ duyệt chấm công cho toàn bộ tư vấn ở tất cả các dự án diễn ra trong tháng, được thiết kế theo hướng xử lý cá biệt thay vì động tác bấm duyệt từng dòng dữ liệu đơn lẻ.

TRIỂN KHAI PHẦN MỀM VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ

Nếu làm việc với đơn vị cung cấp phần mềm khó khăn 1 thì khó khăn trong triển khai lớn gấp 3-4 lần.

Triển khai cuốn chiếu các cấu phần

Hệ thống phần mềm gồm nhiều cấu phần và không thể đợi triển khai đồng bộ từng cấu phần mà phải thực hiện theo hướng cuốn chiếu, cấu phần nào xong trước thì số liệu vào trước. Để làm được điều này, phải quyết định cấu phần nào đi trước, cấu phần nào đi sau. Có một nghịch lý là phần số liệu sau cùng (báo cáo kế toán) lại luôn là phần yêu cầu chuẩn chỉnh trước và có sẵn hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng. Một quyết định được đưa ra là đến khi các hệ thống phần mềm khác được triển khai đồng bộ, trách nhiệm nhập liệu cần được giải thoát khỏi phần mềm kế toán để chuyển lại cho các bộ phận khác – đầu mối phát sinh số liệu như kinh doanh, tư vấn… Với quyết định triển khai CRM – điểm đầu trong dòng số liệu, sau đó đến PM, rồi đến HRM và BC là hợp lý để đảm bảo khi những cấu phần sau đi vào hoạt động thì toàn bộ số liệu phát sinh từ cấu phần trước đã chuẩn chỉnh, tránh việc nhập liệu nhiều lần – vừa giảm sai sót, vừa giảm thời gian nhập liệu.

Khoanh vùng dữ liệu khi triển khai

Khi triển khai đưa phần mềm vào quản lý, hay nói cách khác đưa dữ liệu vào phần mềm, có một thách thức khác là tính đứt đoạn hay trọn vẹn của dữ liệu. Đối với một doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án, thời gian triển khai dự án có thể kéo dài qua các kỳ kế toán khác nhau. Vì vậy việc khoanh vùng dữ liệu – quyết định mỗi loại dữ liệu sẽ được nhập và sử dụng từ kỳ nào là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng đồng thời 2 hệ thống: hệ thống phần mềm mới và hệ thống quản lý cũ trên các file excel.

Chạy thử và kiểm tra báo cáo

Chạy thử và kiểm tra các báo cáo và so sánh với các báo cáo thực tế đang sử dụng là một khâu quan trọng để đảm bảo dữ liệu trên báo cáo – được sinh ra từ dữ liệu gốc và hệ thống công thức phản ánh đúng thực tế và được tính toán, tổng hợp chính xác. Điều này khá vất và và đòi hỏi làm việc thường xuyên với đối tác phần mềm để đối chiếu do bản thân nhóm dự án không thể nhìn được các công thức tính toán trong phần mềm – như đối với Excel.

Vấn đề nhập liệu

Đối tượng nhập liệu lớn nhất là tư vấn luôn quá bận và có phần amateur, không thèm nhập số liệu chấm công của mình, trả số liệu chấm công muộn, khiến các bộ phận xử lý thông tin phía sau luôn phải đuổi theo. Mất 1 năm để đưa việc chấm công vào khuôn khổ, tháng nào hết tháng đấy và loại trừ tình trạng đuổi theo số liệu như khi còn sử dụng các hệ thống trên Excel. Các tính năng khóa số liệu “nghiêm khắc hơn” trên phần mềm cũng góp phần đáng kể vào vấn đề này.

Dữ liệu và cảm xúc

Việc triển khai trên số liệu thực tế, tuy vậy, có lợi thế là mang lại nhiều cảm xúc cho đội ngũ cán bộ điều hành và quản lý, từ đó tạo động lực cho việc chạy thử và phản hồi để tiếp tục hoàn thiện. Thực sự thì trở ngại tâm lý lớn nhất đối với tác giả, cũng là chủ dự án này, và nhiều đồng nghiệp là khi bắt đầu tự tay nhập những dòng dữ liệu đầu tiên vào phần mềm, trong bối cảnh một số tính năng còn lỗi, gây trở ngại và tâm lý ức chế khi sử dụng. Tuy nhiên, khi thấy những nhìn thấy hình thù của các báo cáo đang dần phản ánh rõ ràng và chính xác hơn bức tranh vận hành của doanh nghiệp, đó là một cảm giác khác, một cảm giác rất Yomost.

Tăng Văn Khánh – Tổng Giám đốc OCD


Nguồn: Xây dựng phần mềm quản lý - Trải nghiệm và cảm xúc

Saturday 16 October 2021

Top 10 phần mềm quản lý nhân sự

 

Báo cáo Ưu tiên quản lý nguồn nhân lực trong tương lai của CG và Liên đoàn các Hiệp hội Quản trị Nhân sự Thế giới (WFPMA) 06/2021, cho biết:

“Đa số doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc số hóa Phòng nhân sự. Thách thức đang phải đối mặt chính là thực tế các nhân viên đã quen với trải nghiệm số mượt mà và giao diện trực quan với thiết bị công nghệ cá nhân của họ. Vậy nên họ cũng mong muốn có những thiết bị, công cụ hiện đại ở nơi làm việc.”

Vì vậy việc lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp, đáp ứng tốt nhu cầu nhưng lại phải thân thiện với người dùng đang là thách thức lớn với nhiều DN.

Phần mềm Quản lý Nhân sự (Phần mềm nhân sự) giúp DN xây dựng, triển khai chính sách và quản lý nhân sự thuận tiện. Từ đó, công ty sẽ xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả và phát triển. Do đó, triển khai phần mềm quản lý nhân sự sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệpBài viết dưới đây tổng hợp top 10 phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất 2021. 

Topic of the gym (fitness) – Page: 96 – Bodybuilding, fitness – Sports – FORUM The clubs 503 buy oxanprime roxaddict – wellness, bodybuilding, health blog: how to integrate sport into your schedule.

Excel từng là công cụ quản lý nhân sự phổ biến

Excel là công cụ văn phòng đã quá quen thuộc với mọi doanh nghiệp. Không thể phủ nhận những lợi ích tuyệt vời mà Excel mang lại. Công cụ này được sử rộng rãi trong các doanh nghiệp. Dù sở hữu những tính năng tuyệt vời, Excel lại không thể thay thế các phần mềm quản lý chuyên dụng như phần mềm nhân sự. Hãy cùng điểm qua một vài lý do dưới đây: 

Khả năng quản lý 

Về lý thuyết, Excel có tối đa hơn 1 triệu dòng. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự lên tới hàng ngàn, việc quản lý các file dữ liệu nhân sự lớn ngày càng trở nên khó khăn. Mỗi ngày, nhân sự chấm công 2 lần. Để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới 180.000 dòng. Khi đó, dù bảng tính Excel cho phép, cấu hình của các máy tính cá nhân lại không đáp ứng khối tính toán như vậy.

BCAA’s voor sport en bodybuilding modafinil kopen gids welke krachttraining oefeningen om te oefenen met een romeinse stoel? – laten we het over sport hebben.

Khả năng xuất báo cáo 

Nhà quản lý phải là người có khả năng quản lý file tốt để trích xuất báo cáo nhanh chóng, chính xác. Khi báo cáo càng nhiều thì tần suất sai sót cũng càng ngày càng tăng. Hơn nữa, hoạt động này tiêu tốn rất nhiều công sức, thời gian để thu thập dữ liệu chính xác.

Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Thông thường, quản lý nhân sự bằng file Excel sẽ có 2 dạng phổ biến: 

  • Quản lý tập trung: 1 file master chung sẽ dùng chung cho cả phòng.
  • Quản lý phân tán: Dữ liệu của mỗi cán bộ cấp quản lý sẽ khác nhau, dẫn tới báo cáo khác nhau.

2 hình thức quản lý này sẽ dẫn đến việc thu thập dữ liệu gặp nhiều khó khăn. Nhà quản lý sẽ mất thời gian để thu nhập hoặc thu thập thiếu. Báo cáo trích xuất không đồng nhất cũng gây nên khó khăn khi so sánh. 

Để quản lý nhân sự hiệu quả, excel đã và đang là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Để quản lý nhân sự hiệu quả, excel đã và đang là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Tại sao nên triển khai phần mềm nhân sự?

Phòng nhân sự luôn quá tải với các công việc: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả lương… Phòng nhân sự dành ra gần một nửa số giờ làm việc để xử lý những quy trình tẻ nhạt. Đó là chấm công (15,3 %), quản lý nhân sự (9%), quản lý quá trình làm việc (2,6%),hành chính (8,1%).

Những công việc này được thực hiện thủ công. Chúng gây lãng phí về nhân lực, chiếm hết thời gian của các vấn đề quan trọng hơn. Do đó, phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Quyết định dùng phần mềm nhân sự cần nhiều thời gian

Quyết định dùng phần mềm nhân sự cần nhiều thời gian.

Phần mềm quản lý nhân sự mang lại lợi ích gì? 

Phần mềm nhân sự là giải pháp quản lý các chức năng quản trị nhân sự trong DN. Giải pháp này rất hữu ích trong quản lý tuyển dụng, chấm công, quản lý hiệu suất, tính lương. Ngoài ra, có thể bổ sung thêm nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của DN. Điều này sẽ giúp nhà quản lý có tối đa thời gian và nguồn lực dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm nhân sự nói chung: 

  • Quản lý khung thời gian làm việc, thời lượng làm việc hàng ngày của nhân viên. Tự động chấm công và giám sát, theo dõi nhân viên tăng ca hay xin phép nghỉ.
  • Theo dõi và đưa ra báo cáo về việc đến và về sớm hay muộn của nhân viên công ty.
  • Lập các báo cáo về thời gian làm việc trên thực tế và trên kế hoạch; quản lý theo ngày, tháng, năm
  • Ghi lại những lịch sử dữ liệu trên hệ thống và thực hiện sao lưu định kỳ.
  • Quản lý toàn bộ các thông tin và hồ sơ quan trọng dễ dàng, chuyên nghiệp
  • Tiết kiệm thời gian khi điều hành nhân sự, đưa ra các quyết định về nhân viên cũng đúng hơn.
  • Dễ dàng lập kế hoạch công việc phù hợp cho nhân viên cũng như người quản lý.
  • Rút ngắn lượng thời gian làm việc, các ngày nhân viên vắng mặt hay khi phải làm tăng ca.
  • Giám sát quá trình quản lý, hiệu suất làm việc hàng ngày của mỗi một nhân viên.
  • Dễ dàng tích hợp cùng với công cụ tính toán lương nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn
Một số lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

Một số lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm nhân sự còn có thể tích hợp các máy chấm công vân tay, cũng cấp báo cáo thông minh, tùy chỉnh. tùy chỉnh. Với phần mềm quản lý nhân sự, quá trình làm việc được cải thiện. Điều này giúp các nhân viên có thêm thời gian và nguồn lực để đảm nhiệm các vai trò khác.

Các tiêu chí đánh giá phần mềm nhân sự phù hợp

Có nhiều yếu tố quyết định một phần mềm nhân sự phù hợp. Nhưng nhìn chung, nhà quản lý có thể đánh giá phần mềm nhân sự theo những yếu tố dưới đây:

Phần mềm nhân sự phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng

Một phần mềm phù hợp phải đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ nhân sự của doanh nghiệp. Phần mềm nhân sự cần đa năng, linh hoạt để thích ứng với từng yêu cầu cụ thể. Bên cạnh đó là khả năng tích hợp với các phần mềm khác như: phần mềm kế toán, phần mềm KPI,..

Phần mềm nhân sự có khả năng bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Một phần mềm nhân sự không thể bảo mật thì hoàn toàn không nên sử dụng. Vì dữ liệu nhân sự là một trong những thông tin quan trọng nhất của doanh nghiệp. Những thông tin về người lao động cần được đảm bảo. Do đó, chỉ những người có thẩm quyền được phép truy cập và theo dõi. 

Phần mềm nhân sự quản lý tập trung dữ liệu, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận

Hồ sơ của nhân viên cần lưu trữ và quản lý tập trung, từ khi họ làm việc cho đến khi nghỉ việc. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Phần mềm phải kết nối được các bộ phận với nhau thành hệ thống thống nhất, dễ dàng trao đổi dữ liệu. 

Phần mềm nhân sự đánh giá nguồn nhân lực tốt, hoạch định nhân sự trong tương lai 

Sự thành công của DN phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân sự hiện tại và tương lai. Phần mềm nhân sự hiệu quả nên có thêm công cụ hoạch định những nguồn lực kế thừa. Bên cạnh là khả năng đánh giá rủi ro thay đổi về nguồn lực nội bộ.

Các tiêu chí đánh giá phần mềm nhân sự phù hợp

5 lý do phần mềm nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản lý?

Doanh nghiệp chưa thực sự hiểu về mình

Để phát triển, DN phải hiểu họ muốn gì, cần đề ra mục tiêu nào? Họ cần hiểu vấn đề gì đang tồn tại, cản trợ  họ làm việc nhanh, hiệu quả hơn. Bên cạnh đó là chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược duy trì, nhân sự. Nếu DN không thể xác định rõ mục tiêu thì không thể tìm ra lời giải phù hợp. Do đó, khi DN lựa chọn phần mềm nhân sự, họ đã vấp phải nhiều vấn đề và thách thức. 

Thiếu kiến thức về quản lý

Lãnh đạo cần phải xác định rõ rằng: lý thuyết và thực hành là hai yếu tố luôn luôn phải đi song hành với nhau. Lý thuyết suông thì doanh nghiệp vẫn mãi sẽ bị thụt lùi và lạc hậu. Tương tự, ứng dụng phần mềm nhân sự máy móc, bỏ qua con người thì cũng không mang lại kết quả tốt. Do đó, người lãnh đạo cần có chiến lược và sự linh hoạt phù hợp khi kết hợp hai yếu tố này.

Chạy theo xu hướng

Không phải DN nào cũng lựa chọn đúng phần mềm nhân sự phù hợp. Và họ cũng không biết những yếu tố nào của phần mềm sẽ phù hợp với họ. Do đó, họ sẽ có xu hướng lựa chọn giải pháp phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hoặc là họ sẽ chọn phần mềm nhân sự top 1 trên tìm kiếm của Google. Điều này tuy không sai nhưng liệu có đúng trong mọi trường hợp? Do đó, để sử dụng sử dụng phần mềm hiệu quả, sẽ tốt nhiều thời gian và công sức lựa chọn phần mềm.

Nguyên nhân từ những nhà phát triển phần mềm

Một trong những nguyên nhân không thể bỏ qua đó là ở chính nhà phát triển phần mềm nhân sự. Họ có thể rất giỏi về mặt kỹ thuật, giao diện thân thiện người dùng. Tuy nhiên, họ thiếu kiến thức về quản lý nhân sự để triển khai vào doanh nghiệp thực tế. Họ không hiểu bản chất thực sự của quá trình quản lý hay những vấn đề khi quản lý nhân sự gặp phải. Do đó, phần mềm nhân sự ra đời những không thể làm việc là chuyện dễ hiểu.

khi DN lựa chọn phần mềm nhân sự, họ đã vấp phải nhiều vấn đề và thách thức.

Khi DN lựa chọn phần mềm nhân sự, họ đã vấp phải nhiều vấn đề và thách thức.

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí – nên hay không nên? 

Mặc dù phần mềm nhân sự miễn phí tối ưu hóa chi phí, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính. Tuy nhiên, phần mềm nhân sự miễn phí sẽ gây nên nhiều bất cập và hạn chế khi sử dụng. Do đó, hãy lưu ý một số lý do dưới đây nhé. Bởi vì từ đó, bạn có thể dễ dàng quyết định nên sử dụng những phần mềm nhân sự miễn phí hay không? 

Phần mềm miễn phí không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù quản lý khác nhau. Và hơn thế, một phần mềm nhân sự free không thể nào đáp ứng được mọi nhu cầu doanh nghiệp cần. Phần mềm nhân sự miễn phí cũng như không thể nhận hỗ trợ đối với những thắc mắc. Do đó, phần mềm nhân sự miễn phí thậm chí tiêu tốn thời gian còn không thể đáp ứng tính hiệu quả. 

Liệu doanh nghiệp của bạn có phải chuột bạch phiên bản thử nghiệm? 

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp đưa phần mềm nhân sự miễn phí ra thị trường để thử nghiệm. Liệu doanh nghiệp của bạn muốn trở thành chuột bạch cho những bài thử nghiệm này không? Một doanh nghiệp đã quá bận rộn với khối lượng công việc dày đặc, nhân sự hạn chế. Thế mà nay còn phải tiêu tốn thời gian,nhân lực cho 1 phần mềm nhân sự không biết chắc hiệu quả. Đây chắc chắn không phải là định hướng nhà quản lý cần và muốn làm. 

Không được nâng cấp, bảo dưỡng 

” Có cung thì sẽ có cầu”. Đơn vị cung cấp phần mềm nhân sự trả phí sẽ phải thường xuyên hỗ trợ khách hàng bất kỳ vấn đề nào liên quan đến phần mềm. Đó có thể là lỗi hệ thống, các tính năng mới,…nhẹ hơn là những thắc mặc khi sử dụng. Do đó, đây là điều mà không phiên bản miễn phí nào có thể làm. Bạn không thể trông chờ nhà cung cấp miễn phí hỗ trợ bạn, trừ khi họ có mục đích nào đó. 

Phần mềm nhân sự miễn phí thường không bảo mật thông tin

Thời đại công nghệ 4.0, tính bảo mật là vô cùng quan trọng. Sự an toàn thông tin cũng là điều tối quan trọng của doanh nghiệp. Các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có thể gây rò rỉ dữ liệu công ty, nhiễm các loại virus…

Chính vì những lý do trên, để đảm bảo công sức và nguồn lực phát huy tính hiệu quả. Một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí chắc chắn không phải sự lựa chọn đúng đắn hiện nay. 

Doanh nghiệp bạn đã bao giờ nghĩ đến việc sử dụng phần mềm nhân sự miễn phí hay chưa?

Doanh nghiệp bạn đã bao giờ nghĩ đến việc sử dụng phần mềm nhân sự miễn phí hay chưa?

Phần mềm nhân sự trả phí – liệu có đáng “đồng tiền bát gạo”

Mặc dù phần mềm nhân sự trả phí đủ ” sự tin tưởng” và “an toàn”  vì bạn có thể giao tiếp với nhà cung cấp bất kỳ khi nào. Tuy nhiên, không phải bản trả phí nào cũng có ích. 

Không có ích nghĩa là doanh nghiệp không thể ứng dụng hoặc không thể khai thác 100% tính năng, hoặc không tương thích khi sử dụng. Phần mềm nhân sự bạn mua, thuê có flow khác với quy trình quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Các tính năng thì không đủ mạnh mẽ để điều phối các hoạt động tổ chức. Những lỗi vặt thường xuyên xảy ra khiến quá trình sử dụng mất nhiều thời gian để sửa chữa, tối ưu. Do đó, lựa chọn phần mềm nhân sự hợp lý luôn cần thiết hơn là phần mềm nhân sự đắt tiền. 

Phần mềm nhân sự "bản trả phí" xứng đáng hay không là phụ thuộc vào cách DN lựa chọn và sử dụng

Phần mềm nhân sự “bản trả phí” xứng đáng hay không là phụ thuộc vào cách DN lựa chọn và sử dụng

Top 10 phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý nhân sự với các tính năng vượt trội, thiết kế tiêu chuẩn khác nhau. Do đó, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc lựa chọn ra phần mềm nhân sự phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, các phần mềm nhân sự có khả năng tích hợp nhiều phân hệ lại càng khiến chúng ta đau đầu khi nghĩ đến viễn cảnh tương lai. 

Để đơn giản hóa lựa chọn, OOC đã lựa chọn ra top 10 phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất trên thị trường. Danh sách này dựa trên tính năng sản phẩm, giao diện thân thiện và ý kiến của người dùng. Do đó, bạn có thể nhanh chóng xác định được những vấn đề về quản lý nhân sự mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Thứ 1: Phần mềm nhân sự OOC digiiHR

Phần mềm Nhân sự digiiHR của OOC là một hệ sinh thái đồng bộ, được thiết kế gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ có những sứ mệnh riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong Quản lý nhân sự.

Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp của Công ty Tư vấn Quản lý OCD, digiiHR được xây dựng với định hướng trở thành giải pháp chuyên sâu, linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và xử lý đa dạng các vấn đề trong quản lý nhân sự.

digiiHR là công cụ giúp các DN lớn tập trung đi sâu vào giải quyết nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu. Ngoài ra, digiiHR còn là công cụ giúp các DN nhỏ cùng lúc chuẩn hóa được hệ thống quản lý nhân sự của mình. Trên hết, digiiHR mang tính linh hoạt giúp cho DN nói chung tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự trong thời kỳ cạnh tranh cao.

Phần mềm Nhân sự – digiiHR

digiiHR được thiết kế linh hoạt phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, dễ dàng tùy biến và tích hợp với các phần mềm khác, đặc biệt là có hệ thống báo cáo nhân sự dày dặn trực quan, hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý, duy trì, tạo động lực, đánh giá và giữ chân nhân tài.

Mỗi phân hệ trong digiiHR đáp ứng một mục tiêu khác nhau nhưng có tính kết nối chặt chẽ và đồng nhất dữ liệu, kết quả của phân hệ này là đầu vào của phân hệ kia, tạo nên một Phần mềm Nhân sự đồng bộ, hiệu quả và linh hoạt.

digiiHRcore – Quản lý nhân sự nền tảng

digiiHRcore là giải pháp hỗ trợ DN quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết, giúp công tác chấm công, đăng ký và quản lý ca một cách hiệu quả và thuận tiện. Phần mềm hỗ trợ thực hiện các thủ tục nhân sự (HĐLĐ, thanh lý hợp đồng, bổ nhiệm, thuyên chuyển…) một cách chặt chẽ và đồng nhất theo biểu mẫu chuẩn.

Giao diện Phần mềm Nhân sự Nền tảng digiiHRCore

Giao diện Phần mềm Nhân sự Nền tảng digiiHRCore

Số lượng nhân sự nhiều, dữ liệu đa dạng nên việc cảnh báo theo quy định pháp luật hay cảnh báo đến hạn hợp đồng, sinh nhật, trạng thái thủ tục… hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý nhân sự làm hiệu quả nhất nhiệm vụ của mình.

Để đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện trong nhập xuất dữ liệu, đặc biệt với lượng dữ liệu nhân sự lớn, người dùng có thể lựa chọn chuyển dữ liệu lên hệ thống bằng file excel thay vì nhập từng dữ liệu.

digiiHRcore là nền tảng dữ liệu cho các phân hệ khác để thực hiện các nghiệp vụ như đánh giá, tính lương… và là nơi tập hợp đầy đủ nhất toàn bộ dữ liệu của nhân sự để phân tích nhân sự hiệu quả, đa chiều.

digiiC&B – Quản lý đãi ngộ

Giao diện báo cáo lương

Phân hệ quản lý đãi ngộ (tính lương) là một trong những giải pháp vượt trội trong hệ thống digiiHR của OOC với những đặc điểm nổi bật như:

  • Cơ chế thiết lập thông tin, dữ liệu, chính sách, công thức tính lương dễ dàng, linh hoạt, phù hợp mọi loại hình DN. Kể cả khi DN áp dụng nhiều cách trả lương khác nhau, người dùng có thể thiết lập nhiều hình thức trả lương linh hoạt như lương sản phẩm, lương kinh doanh, lương dự án, lương KPI…
  • Giải pháp ghi nhận công tự động, linh hoạt theo tính chất công việc
  • Tự động tính lương hàng tháng theo quy trình chặt chẽ, nhanh chóng (chỉ bằng 01 nút nhấp chuột – khi tích hợp) hoặc vài thao tác nhập excel khi cần
  • Hệ thống báo cáo tự động đa dạng, nhiều chiều. Dễ dàng kết nối dữ liệu từ các phần mềm khác.

digiiPortal – Cổng thông tin nhân viên

Giao diện Cổng thông tin nhân viên

Là giải pháp hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và DN, nhân viên có thể tự tìm kiếm, tra cứu thông tin/ hồ sơ liên quan, nhận thông báo của DN, phản hồi thông tin với nhà quản lý, dễ dàng đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, đi sớm về muộn….  DN có thể khảo sát sự hài lòng của nhân viên dễ dàng. Đồng thời, hay truyền đạt thông tin nhanh chóng tới toàn thể nhân sự hoặc từng cá nhân.

 Một số phân hệ khác bao gồm:

Liên hệ OOC để nhận tư vấn về phần mềm tính lương

Thứ 2: Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Amis.vn

Phần mềm quản lý nhân sự Amis.vn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản trị nhân sự. Đó là hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương,…. Cụ thể như:

  • Giúp lãnh đạo biết số lượng, tình hình biến động ở từng bộ phận để có giải pháp ổn định nhân sự.
  • Cung cấp báo cáo quản trị,  biểu đồ thống kê nhân sự, tình hình biến động nhân sự
  • Hỗ trợ  đăng bản tin tuyển dụng.
  • Theo dõi và tính chi tiết, chính xác các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập
  • Tích hợp máy chấm công giúp cán bộ nhân sự tiết kiệm công sức, thời gian
  • Tra cứu hồ sơ nhân viên mọi lúc mọi nơi
  • Dễ dàng nắm bắt quá trình công tác, kết quả đánh giá, khen thưởng. Từ đó, DN quyết định quy hoạch hay bổ nhiệm cán bộ phù hợp, khách quan….

Phần mềm nhân sự Amis.vn online có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi. Nhà quản lý có thể xem và duyệt thông tin trên phần mềm khi đi công tác.

Quản lý hồ sơ nhân viên trong AMIS

Quản lý hồ sơ nhân viên trong AMIS

Thứ 3: Phần mềm nhân sự BambooHR

Phần mềm nhân sự Bamboo HR với bộ tính năng quản lý nhân sự toàn diện, quản trị tiền lương, quản lý hiệu suất và đánh giá hiệu suất. Nền tảng này được trang bị để xử lý tất cả các tác vụ cơ bản của doanh nghiệp.

Hơn nữa, Bamboo HR đi kèm với các chức năng nâng cao và báo cáo trực quan. Phần mềm nhân sự Bamboo HR có thể mở rộng theo yêu cầu khi doanh nghiệp của bạn phát triển hơn.

Phần mềm nhân sự BambooHR

Phần mềm nhân sự BambooHR

Thứ 4: Phần mềm nhân sự Zoho People

Zoho People là nền tảng nhân sự đơn giản giúp người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên như hồ sơ, chấm công và nghỉ phép. Với phần mềm nhân sự Zoho, bạn có thể hoàn thành các tác vụ nhân sự nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần thông qua cổng thông tin nhân viên. Zoho People đơn giản hóa các hoạt động quản lý thời gian như theo dõi vắng mặt, ngày lễ, thời gian và chấm công.

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People

Thứ 5: Phần mềm nhân sự Simple HRM

Phần mềm nhân sự Simple HRM là giải pháp dành cho cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm phiên bản miễn phí và trả phí.

Phần mềm nhân sự Simple HRM có thể xử lý các thao tác như nghỉ phép, quản lý chi phí, báo cáo công việc của nhân viên. Simple HRM đáp ứng tốt nhu cầu quản lý cơ bản nhưng hữu ích. 

Phần mềm nhân sự Simple HRM

Phần mềm nhân sự Simple HRM

Thứ 6: Phần mềm nhân sự SmartRecruiters

SmartRecruiters – một nền tảng nhân sự cấp doanh nghiệp được thiết kế để quản lý tuyển dụng. Phần mềm nhân sự SmartRecruiters được biết đến với tính năng hỗ trợ tuyển dụng bởi AI. Quy trình tuyển dụng dựa trên dữ liệu đã thu thập được của trợ lý ảo.

Hơn nữa, phần mềm nhân sự SmartRecruiters được trang bị để thực hiện tuyển dụng từ đầu đến cuối. SmartRecruiters có các công cụ tự động hóa quy trình làm việc, được tùy biến theo nhu cầu từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. SmartRecruiters cũng cung cấp phiên bản mobile cho các thiết bị Android và iOS. Từ đó, nhà quản lý có thể quản lý quy trình tuyển dụng của mình thuận tiện hơn.


Phần mềm nhân sự SmartRecruiters

Sử dụng SmartRecruiters, việc tuyển dụng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng. Giao diện phần mềm cho phép nhân viên có cái nhìn rõ ràng, chi tiết về các KPI quan trọng liên quan đến tuyển dụng.

Ngoài ra, SmartRecruiters có liên kết rất rộng rãi với hơn 350 ứng dụng tích hợp. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng phạm vi của phần mềm theo nhu cầu.

Thứ 7: Phần mềm nhân sự VnResource

VnResource là một phần mềm nhân sự đáp ứng được các yêu cầu cơ bản cần có. Phần mềm có thể xây dựng hệ thống chức danh, chương trình đào tạo, đánh giá tiêu chuẩn và xây dựng nguồn lực doanh nghiệp. Vnresource có khả năng đồng bộ hệ thống quản lý nhiều chi nhánh và văn phòng.

Phần mềm nhân sự VnResource

Phần mềm nhân sự VnResource

Thứ 8: Phần mềm nhân sự  Fast HRM

Fast HRM là phần mềm nhân sự cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý nhân viên toàn diện. Phần mềm nhân sự Fast HRM quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tính tiền lương, đánh giá nhân viên.  Fast HRM tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác. Phần mềm nhân sự Fast HRM hoạt động online, cho phép quản lý trên nhiều thiết bị ở bất cứ đâu.

Phần mềm nhân sự  Fast HRM

Phần mềm nhân sự  Fast HRM

Thứ 9: Phần mềm nhân sự SV.HRIS

Phần mềm nhân sự SV.HRIS là sản phẩm đến từ công ty TNHH Tin học Công Nghệ Sao Việt. Phần mềm nhân sự  SV.HRIS ra đời với chức năng chính là quản lý tổng thể nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 

Ưu điểm của phần mềm nhân sự SV.HRIS là giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân viên, tích hợp các mẫu hợp đồng, quyết định tuyển dụng, khen thưởng kỷ luật… Phần mềm nhân sự SV.HRIS còn hỗ trợ thống kê báo cáo dạng biểu đồ minh họa trực quan.

Phần mềm nhân sự SV.HRIS

Phần mềm nhân sự SV.HRIS

Thứ 10: Phần mềm nhân sự HR-MANAGER

Phần mềm nhân sự HR-Manager hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự  với cơ sở dữ liệu tập trung. Bên cạnh đó, phần mềm nhân sự HR-Manager còn cho phép xây dựng các mô hình quản lý nhân sự.

Phần mềm nhân sự HR-MANAGER

Phần mềm nhân sự HR-MANAGER

Tại sao nên triển khai phần mềm quản lý nhân sự digiiHR

Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Dưới nền tảng gần 20 năm tư vấn quản lý của OCD, OOC là đơn vị cung.cấp giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp, tối ưu. Phần mềm nhân sự digiiHR được thiết kế hợp nhất và chuyên sâu. Phần mềm nhân sự digiiHR giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh.nghiệp chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh.

Trên đây là top 10 các phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm nhân sự) phổ biến hiện nay. Mỗi phần mềm nhân sự đều mang tới những tính năng và hiệu quả riêng. Lựa chọn đúng phần mềm nhân sự, DN sẽ cài thiện đáng kể công tác quản lý nhân sự. Qua đó góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.

 

Tham khảo

15 phần mềm nhân sự miễn phí, hiệu quả cho doanh nghiệp 2023

6 phần mềm KPI miễn phí, hiệu quả 2023

Triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

6 yếu tố cho thấy một phần mềm nhân sự chất lượng

Phần mềm quản lý sản xuất digiiPM – lợi ích và tính năng vượt trội